Наша компания много лет работает в сфере оформление мероприятий. Мы накопили опыт сотрудничества с самым разным корпоративным заказчиком. Среди наших клиентов, заказавших у нас оформление мероприятий, есть такие известные бренды,
как Mercedes Benz, Electrolux, МОНЭ, MINI, Master Card, Raiffeisen и многие другие.
Нам приятно было сотрудничать со всеми нашими клиентами, однако не всегда взаимодействие было легким и безоблачным. Нам часто приходится решать различные задачи и для того, чтобы решение соответствовало представлению заказчика, нужно наиболее четко сформулировать и синхронизировать видение обеих сторон.

Можно с уверенностью отметить, что оформление мероприятий для люксовых брендов требует больших затрат по визуализации и донесению информации, чем при работе с менее известными брендами. Во многом это связано с усложненной структурой самой компании, где существует несколько отделов, которые участвуют в принятии решения, какое оформление мероприятий выбрать. То есть процесс согласования проходит через различные отделы внутри компании. Имея большой опыт работы с люксовыми брендами, мы выработали устойчивую систему взаимодействия. И когда у нас заказывает оформление мероприятий подобный клиент, мы всегда наготове.

Система заключается в последовательном выполнении определенных этапов работы, начиная с составления технического задания и заканчивая монтажом на площадке. С одной стороны, можно сказать, что любое оформление мероприятий требует такого порядка. В этом есть правда, однако, когда речь идет о люксовом уровне, система становится сложнее. Например, этап тех задания усложняется в 3 раза. Сначала происходит подача обычного ТЗ, затем формируется нашим отделом развернутое тех задание с примерами работ и референсами, какое оформление мероприятий требуется, делаются замеры и схематический план. Данное ТЗ мы утверждаем с клиентом, чтобы избежать недопонимания некоторых деталей.

На базе утвержденного развернутого тех задания начинается подготовка предварительного предложения. Еще одно отличие от обычного процесса работы, люксовый бренд сразу получает 3D эскизы и может оценить оформление мероприятий в ключе предварительного дизайна уже в первоначальном предложении. В рядовом проекте 3D визуализации подаются только после утверждения предварительного предложения. Это можно объяснить тем, что у компании подрядчика есть очень
сильное желание понравится и привлечь клиента, особенно в ключе понимания его платежеспособности. И это вовсе не означает, что подрядчик не дорожит другими.

Такой подход можно назвать абсолютной клиентоориентированностью. В идеале, было бы разумно предлагать такое оформление мероприятий всем своим заказчикам. Однако всегда существует ограничение ресурса, в данном случае возможности безлимитной работы дизайн отдела. Не каждая компания, практикующая оформление мероприятий,
может содержать большой дизайн отдел. В большинстве компаний работает 1, максимум 2 дизайнера на постоянной основе. Их ресурса хватает на обработку текущих проектов и какое-то количество эскизной работы по привлечению будущих проектов. Кроме того, дизайнеры так же осуществляют работу по внутренним потребностям компании, создают презентации, буклеты, обрабатывают материалы для сайта.

Компания подрядчик принимает установку по расходу дизайн ресурса только на самые необходимые нужды: готовить оформление мероприятий по текущим проектам, обрабатывать задачи рекламного и маркетинговых отделов. Однако, если на горизонте появляется люксовый бренд, включается экстренный режим для всех отделов: вывернуться наизнанку и получить проект! Это, пожалуй, один из самых важных этапов: необходимо сразу понравиться заказчику, вдохновить его и увлечь идей создать яркое и впечатляющее оформление мероприятий. Другими примерами работ его не заставить поверить в реальность своего события. Нужна разработка дизайна, 3D визуализации, желательно в масштабе и пропорции, подкрепленные технической информацией.

Наша компания понимает необходимость содержания дизайн отдела, готового в любой момент подключиться к индивидуальной разработке дизайна и создать оформление мероприятий для люксовых брендов. Наши дизайнеры готовят в течение недели подробные эскизы всех локаций с проработкой отдельных декораций и объектов. Освещение, наполнение, настроение – всё это прорабатывается очень наглядно.
Люксовый заказчик сможет оценить предстоящее оформление мероприятий весьма пристально. Оплата такой работы происходит за счет внутренних ресурсов компании, однако процесс может быть запущен только после внесения депозита со стороны заказчика.

Данная предосторожность позволяет избежать мошенничества со стороны некоторых агентов по организации мероприятий. К сожалению, не все агентства, как и подрядчики, бывают компетентными и правдивыми в предоставляемой информации. Мы работаем так же и в тендерах, но всегда проводим проверку и верификацию контрагента. Это помогает снизить риски и растрату нашего времени и ресурса. В любом случае, если мы согласились принять участие в проекте, вы увидите оформление мероприятий в самом лучшем исполнении, даже на стадии предварительного дизайна. Наше портфолио наполнено такими примерами, мы их всегда демонстрируем.

После того, как клиент одобряет наш дизайн, наступает следующий важный этап – утверждение сметы и «подгонка» дизайна под потребности и пожелания заказчика, а так же «упаковка» в бюджет на оформление мероприятий. Этот процесс занимает около 1 недели, в некоторых случаях около 2-х. Как всегда, сроки требуют ускоренной работы на всех этапах, и мы стараемся очень быстро проходить данный этап. «Подгонка» и «упаковка» рождают новый пакет эскизов, которые являются уже частью договора, на основании которого запускается продакшен. Поэтому мы уделяем очень строгое внимание всем деталям, чтобы не упустить ничего и предусмотреть все тонкости,
чтобы оформление мероприятий было реализовано точно как на эскизах.

Любой заказчик, не только люксовый, оценил бы такой подход. Тем более, что расход на подобные процессы несем мы. Просто мы понимаем, как необходимо четко видеть оформление мероприятий во всех деталях и строго следовать намеченному плану. Это делает взаимоотношения обеих сторон спокойными и уверенными, помогает достичь желаемого и минимизировать погрешности. К сожалению, не все проекты рентабельны в плане расходов на такую подготовку. Поэтому малобюджетное оформление мероприятий мы готовим на базе примеров работ в подобной тематике а так же менее подробных визуализаций. Этого вполне достаточно, поскольку технических сложностей в таких проектах не бывает.

Когда запущен процесс производства, мы всегда информируем наших клиентов о ходе работ в наших мастерских. Каждая декорация фотографируется и отправляется заказчику. Иногда возникает момент выбора или принятия решения, а такое случаете, если оформление мероприятий производится по индивидуальному дизайну и несет частично экспериментальный характер. Тогда мы готовим образцы и предлагаем клиенту выбрать (здесь речь идет о текстуре поверхности или цвете декорации, о материале и т.д.) Люксовый бренд всегда очень сильно беспокоится о своем имидже и мы это ясно понимаем. Поэтому делаем всё возможное, чтобы снизить риски недопонимания и ошибок в производстве декораций. Здесь подробный дизайн в помощь!

Завершающим этапом становится монтаж. Казалось, что может произойти из того, что уже успели предусмотреть и согласовать? Накладки могут возникнуть на ровном месте. Не по чьей-то вине, просто они всегда возникают – это данность. Мы часто наблюдали, как согласованное по эскизам оформление мероприятий проходит трансформацию прямо на монтаже. По правде, это ужасно! Однако, случаи бывают разные и мы привыкли решать любые задачи, в том числе и отклонения от дизайна. Разумеется, этот момент должен быть согласован в договоре. Нет ничего плохого в том, если клиент вдруг решить что-то поменять и немного изменить оформление мероприятий. Только это должно быть в рамках возможного. Мы стараемся это предусмотреть на договорной основе.

Таким образом, следуя этому порядку взаимодействия с люксовыми брендами, мы получаем качественное оформление мероприятий, исключая негативные отзывы и последствия. Все наши заказчики остаются довольными. Работая с нами, у вас будет уверенность, что вы получите именно такое оформление мероприятий, которое мы подали в 3D визуализациях.